Dossier Technique

Typologie des contrats d’exploitation en copropriété

Mis à jour le

Ce dossier technique vise à rappeler les différentes prestations et marchés que l’on peut rencontrer dans le cadre d’un contrat d’exploitation souscrit pour une installation de chauffage collectif en copropriété.

1. Rappels sur les obligations réglementaires relatives à l’entretien en chaufferie


1.1. Rappels sur les obligations réglementaires relatives aux contrats d’exploitation


Le Code de l’Energie

Le Code de l’énergie contient les principales dispositions réglementaires concernant les contrats d’exploitation (Articles 241-1 à 10). Elles s’appliquent à tous les contrats d’exploitation qu'ils soient public ou privé.

On peut ici rappeler quelques obligations pour le titulaire :

  • Respect des températures intérieures maximales de chauffage (Les articles R.131-19, R.131-20, R.131-21, R.131.22 et R.131-23 du code de la construction et de l’habitation définissent les limites supérieures de température de chauffage autorisées pendant les périodes d’occupation et d’inoccupation des locaux)
  • Interdiction de rémunérer des services selon des clauses favorisant l’accroissement de la quantité d’énergie consommée
  • Respect des durées des contrats (5 ans maximum sauf dérogation)
  • Obligation de faire connaître à l’utilisateur, à la fin du contrat, les quantités d’énergie réellement consommées

L’Arrêté du 3 janvier 2008 pour les marchés publics d’exploitation

L'arrêté du 3 janvier 2008 abroge le décret° 87-966 du 26 novembre 1987 relatif au cahier des clauses techniques générales applicables aux marchés publics d'exploitation de chauffage ou marchés publics d'exploitation de chauffage avec gros entretien des installations.

En effet, en date du 4 mai 2007, le Comité exécutif de l’Observatoire Economique de l’Achat Public a approuvé le contenu du Guide de rédaction des clauses techniques des marchés publics d’exploitation de chauffage avec ou sans gros entretien des matériels et avec obligation de résultat. Dorénavant, les recommandations du guide précité se substituent aux prescriptions du cahier des clauses techniques générales (CCTG) applicables aux marchés d’exploitation de chauffage, avec ou sans gros entretien des installations, édité par les journaux officiels sous le numéro de brochure 2008 "Exploitation" et 2008 bis "Gros entretien".

Ce texte peut être un bon modèle pour les contrats privés. On notera toutefois que certaines de ses clauses sont obligatoirement appliquées. Ce sont celles qui limitent les durées des contrats, celles qui interdisent l’indexation des redevances de prestation de service sur les consommations d’énergie ou celles qui imposent la transparence des consommations.

En dehors de ces dispositions légales, les clauses sont librement débattues entre les parties. Toutefois, la référence aux marchés publics peut être recommandée.

1.2. Rappels sur les obligations réglementaires relatives à l’entretien en chaufferie

Les installations de chauffage doivent satisfaire diverses obligations réglementaires de contrôle, de surveillance et d’inspection notamment au titre de la sécurité des installations, des appareils à pression, des économies d’énergie et de l’amélioration de l’efficacité énergétique, de la protection de l’environnement et des installations classées.

1.2.1. Les textes à suivre ? Le Code de l’environnement

Les obligations réglementaires sont différentes selon la puissance des chaudières installées. Dans le texte codifié initial (Code de l’environnement), les prescriptions relatives aux différentes catégories ne sont pas facilement identifiables. Depuis juin 2009, ces dernières sont plus clairement distinguées, avec deux arrêtés, essentiellement chargés de la mise à jour du code de l’environnement. On retrouve :

  • le décret 2009-649 du 9 juin 2009 et l'arrêté du 15 septembre 2009 modifié qui servent de cadre réglementaire à l'entretien annuel des chaudières dont la puissance nominale est comprise entre 4 et 400 kW.
  • le décret 2009-649 du 9 juin 2009 et l'arrêté du 2 octobre 2009 modifié qui servent de cadre réglementaire à l'entretien des chaudières dont la puissance nominale est comprise entre 400 kW et 20 MW.

Note : L’arrêté du 24 juillet 2020 est venu modifier les arrêtés du 15 septembre et du 02 octobre 2009 avec notamment :

  • une évaluation du dimensionnement des générateurs
  • la vérification du bon état des parties accessibles des installations destinées à la distribution, la régulation et la diffusion
  • l’entretien annuel d’une chaudière qui ne porte plus uniquement sur l’équipement mais sur l’ensemble de l’installation de chauffage.
  • les nouvelles spécifications techniques (avec notamment contrôle de l’embouement du circuit hydraulique, évaluation du bon dimensionnement de la chaudière par rapport aux besoins en chauffage et eau chaude, la classification énergétique de la chaudière, …)
  • les conseils nécessaires portant sur le bon usage de l’installation de chauffage et les améliorations possibles
Le Règlement Sanitaire Départemental Type (RSDT)

Le règlement sanitaire départemental type contient plusieurs dispositions relatives au chauffage : entretien des chaudières et ramonage notamment.

1.2.2. Quelles prescriptions à suivre ?

Note : Le code de l’environnement parle de « chaudière », qu’il définit comme « l’ensemble des chaudières ». Pour déterminer les obligations concernant une installation, il faut donc faire la somme des puissances des chaudières (Code de l’environnement Article R224-20)

Pour les installations 4 < Pnominale < 400 kW :

  • Article R. 224-41-4 à 41-9 du Code de l’Environnement traitant de l’entretien annuel des chaudières dont la puissance nominale est comprise entre 4 et 400 kW. « Les chaudières alimentées par des combustibles gazeux, liquides ou solides dont la puissance nominale est supérieure ou égale à 4 kW et inférieure ou égale à 400 kW font l’objet d’un entretien annuel dans les conditions fixées par le présent paragraphe. ». Ce texte formalise l’entretien, ajoute une mesure de CO ambiant et une évaluation des performances et rend obligatoire la remise d’une fiche d’attestation d’entretien au client.
Pour les installations 400 kW < Pnominale < 20 MW :
  • Articles R224-21 à R224-30 du Code de l’Environnement traitant des rendements minimaux et des équipements de contrôle. Pour les chaudières de puissances nominales supérieures à 400 kW et inférieures à 20 MW l’exploitant* doit :
    • Tenir à jour un livret de chaufferie archivant :
      • Les rendements calculés
      • Toutes les observations utiles concernant l’efficacité énergétique
    • Calculer le rendement caractéristique de la chaudière (et vérifier les autres éléments permettant d’améliorer l’efficacité énergétique de celle-ci) à chaque remise en marche de la chaudière, et au moins tous les trois mois pendant la période de fonctionnement
    • Disposer des appareils de contrôle suivants :
      • indicateur de la température des gaz de combustion à la sortie de la chaudière
      • analyseur de combustion donnant la teneur en CO2 ou en O2 (en mesure continue pour P>10 MW)
      • appareil manuel permettant de contrôler la bonne combustion en chaudière par la mesure en teneur des fumées en CO ou de l’indice de noircissement, un déprimomètre (enregistreur pour P>2 MW)
      • indicateur permettant d'estimer l'allure de fonctionnement, pour une  chaudière dont la puissance nominale est supérieure à 400 kW et inférieure à 2 MW, un indicateur du débit de combustible ou de fluide caloporteur dans les autres cas
  • Un enregistreur de pression de vapeur, pour une chaudière de puissance nominale supérieure à 2 MW
  • Un indicateur de température du fluide caloporteur, pour une chaudière d'une puissance nominale comprise entre 400 kW et 2 MW, enregistreur dans les autres cas.
  • Articles R224-31 à R224-41du Code de l’Environnement traitant du Contrôle périodique de l'efficacité énergétique. Pour les chaudières de puissances nominales supérieures à 400 kW et inférieures à 20 MW, la période entre deux contrôles ne doit pas excéder deux ans. Les chaudières neuves font l'objet d'un premier contrôle périodique dans un délai de deux ans à compter de leur installation.

*L'exploitant est défini dans le Code l'Environnement comme étant «  une personne physique      ou morale, publique ou privée, qui exerce ou contrôle effectivement, à titre professionnel, une activité économique lucrative ou non lucrative ».

Par un organisme accrédité, au maximum tous les deux ans, y compris dans les deux premières années de toute nouvelle installation.

Ce contrôle périodique comporte :

  • calcul du rendement, et la vérification de conformité de ce rendement aux exigences
  • la vérification de l’existence et du bon fonctionnement des équipements de mesure
  • la vérification du bon état des installations de distribution de l’énergie thermique situées dans le local où se trouve la chaudière
  • la vérification de la bonne tenue du livret de chaufferie.

Chaque contrôle doit donner lieu, par l’organisme accrédité, à l’établissement d’un rapport de contrôle fourni à l’exploitant, rapport qui mentionne :

  • Le résultat des observations prévues ci-dessus
  • Les observations pouvant être faites à partir du livret de chaufferie sur l’entretien des chaudières
  • Articles R224-41-1 à R224-41-3 du Code de l’Environnement traitant du Contrôle des émissions polluantes. Pour les chaudières dont la puissance nominale est supérieure à 400 kW et inférieure à 1 MW, et celles de puissance supérieure ou égale à 1 MW et inférieure à 2 MW lorsque leurs émissions ne sont pas périodiquement contrôlées en application des arrêtés ICPE, l'exploitant fait réaliser (dans le cadre du contrôle périodique) des mesures permettant d'évaluer les concentrations de polluants atmosphériques émises dans l'atmosphère par la chaudière (Nox et poussières pour les combustibles solides)
  • Article R. 512-55 à 60 du Code de l’Environnement traitant des installations classées pour la protection de l'environnement soumises à l'obligation de contrôle périodique :
    • Par des organismes de contrôle agréés
    • La périodicité de contrôle est de 5 ans maximum
    • Le premier contrôle a lieu dans les 6 mois qui suivent sa mise en service
    • Ils ont pour objet de vérifier la conformité de l’installation aux prescriptions de l’arrêté du 03 août 2018 modifié notées « Objet du contrôle ».

2. Rappel des prestations et des marchés existants       


2.1. Les garanties légales s’appliquant aux installations thermiques

Un équipement technique doit donc être entretenu dès sa réception car la garantie de parfait achèvement ne couvre pas le défaut d'entretien (entretien de brûleur, ramonage d'une chaudière, nettoyage de filtres aussi souvent que nécessaire, …). De ce fait, il est nécessaire de lever les équivoques souvent invoquées entre la nécessité d'entretenir les équipements techniques et les garanties légales (loi n° 78-12 du 4 janvier 1978, dite Loi Spinetta) relative à la responsabilité et à l'assurance dans le domaine de la construction et les textes d'application) dont bénéficie le maître d'ouvrage à compter de leur réception qui sont :

  • La garantie de parfait achèvement d'un an (tous les désordres – sauf usure – apparents lors de la réception ou révélés dans l'année d'achèvement des travaux),
  • La garantie de deux ans sur les équipements, dite aussi de bon fonctionnement vise les défauts de fonctionnement des éléments d'équipements,
  • La garantie décennale (10 ans) (conformité du bâtiment à sa destination).

Il faut citer également l'existence de garanties contractuelles (chaudières, récupérateurs, …) délivrées par certains fabricants avec des conditions très précises pour être couverts.

2.2. Définition du contrat d’exploitation

L’objet d’un contrat d’exploitation est de préciser les conditions nécessaires pour assurer aux occupants d’un bâtiment des conditions de confort données pendant la saison de chauffage et la fourniture de l’eau chaude sanitaire éventuellement, pour un prix et une durée convenus.

Ce sont généralement des contrats avec obligation de résultat*.  Dans  ce  cas,  ils  comportent de la  part de  l’exploitant  une  obligation  contractuelle  sur  les  températures,  les consommations, la durée de vie des appareils ou tout autre paramètre. La suite du  dossier se focalisera sur les contrats donnant lieu à une obligation de résultat.

La responsabilité du résultat  est  confiée  à  une  entreprise  spécialisée.  Les  interventions ne sont plus limitées aux chaudières (cas du contrat d’entretien). Il couvre  aussi  les  matériels de régulation, la distribution,  les  corps  de  chauffe,  …  Certains  contrats  prévoient  d'assurer   la   gestion   des   approvisionnements   en   énergie   (même    si celle-ci   est payée  directement   par    le    client)    et  le    contrôle    des    consommations. Il engage l’entreprise non seulement sur une qualité  de  confort  mais  aussi  sur  des  budgets : coûts des interventions et dépenses en énergie.

Il existe de nombreuses variantes de contrats adaptés tant à la nature et à la taille des installations thermiques qu’au souhait des clients.

2.3. Les postes de facturation

Le contrat d’exploitation peut prendre une multitude de formes et peut inclure un ou  plusieurs postes de facturation (c’est-à-dire des prestations) :

  • Poste P1 : rémunération de la fourniture d’énergie transformée ou de combustible ;
  • Poste P2 : rémunération des prestations de maintenance et petit entretien (base du contrat d’exploitation) ;
  • Poste P3 : rémunération des prestations de gros entretien et du renouvellement des matériels (garantie totale) ;

*Un marché sans fourniture d’énergie composé que du poste P2 s’apparente à un contrat d’exploitation avec obligation de moyen et non de résultat.

  • Poste P4 : annuités de remboursement suite au financement de gros travaux de rénovation.

Le contrat d’exploitation peut comprendre des prestations qui couvrent tout ou partie des missions précitées. Ainsi il est courant que des clients confient l’intégralité à une entreprise alors que d’autres limitent leurs demandes à la conduite et à l’entretien courant des installations.

Ce n’est pas l’étendue des prestations qui fait le « contrat d’exploitation » c’est la garantie de résultat. Ce résultat est d’autant plus facile à obtenir que l’étendue des prestations est grande.

2.3.1. Le poste P1

Le poste P1 concerne la fourniture d’énergie transformée ou de combustible par l’exploitant.

Note : Le P1 ne peut pas s’apparenter à de la vente d’un combustible au sens strict du terme. Seuls les fournisseurs sont autorisés à vendre un combustible.

Lorsque le client a la charge de la fourniture d’énergie, l’entreprise doit toutefois assurer      le contrôle de stock et décider des livraisons. Elle assure aussi le suivi des consommations et en présente les résultats au client dans le cadre de ses engagements de résultats.

Lorsque l’entreprise a la charge de la fourniture d’énergie, la copropriété n’a pas à gérer cet aspect (au niveau administratif) et  l’exploitant  peut  (théoriquement)  obtenir  des  tarifs  plus avantageux puisqu’il achète de l’énergie en grande quantité. Le P1 est lié à des conditions de marché, où faire jouer la concurrence est possible. Elle assure en plus le paiement et se fait rétribuer au moyen de la redevance P1 qui peut  prendre  de  nombreuses formes : forfaits, régie, comptage, intéressement.

2.3.2. Le poste P2

Le poste P2 est le poste « de base » présent dans tout contrat d’exploitation, puisqu’il est lié à l’entretien et à la maintenance des installations de la copropriété. Dans le cadre de cette prestation, l’exploitant doit assurer :

  • Le contrôle et l’entretien annuel des installations (à minima) ;
  • La maintenance préventive des installations de chauffage ;
  • La conduite, la surveillance et le dépannage des installations collectives de chauffage et/ou d’eau chaude sanitaire (mise en marche, équilibrage, réglages des températures de consigne…) ;
  • La surveillance de la bonne température des locaux chauffés.

Le poste P2 ne devrait pas se résumer à l’entretien annuel et quelques dépannages (ne favorise pas l’implication de l’exploitant et donc la performance de l’installation). Pourtant le P2 joue souvent le rôle de variable d’ajustement.

Une attention particulière doit être portée au P2. Même si le P3 permet une gestion prévisionnelle des dépenses, une mauvaise exploitation va générer des pannes supplémentaires non prévues.

Il est indispensable, lors de l’établissement d’un contrat que l’entreprise sache avec précision ce qu’elle prend en charge. De plus, il faut que le client soit parfaitement conscient de ce qu’il

 ne lui confie pas et dont il doit assumer la responsabilité. Il faut que l’ensemble des tâches à remplir soit parfaitement identifiée, matériel par matériel et que chacune d’elle soit attribuée de la commande de combustible à la purge des radiateurs.

Les 9 clauses constituant le contrat P2 :

Les différentes clauses du contrat P2

Descriptif des installations prises en charge

Procès verbal de prise en charges des installations

La gamme de maintenance (liste des équipements présents en chaufferie)

Contrôle réglementaire

L'analyse de la qualité de l'eau

Livret de chaufferie *

Les dépannages et travaux hors contrat

La température contractuelle

Révision du prix forfaitaire

 

2.3.3. Le poste P3

Le poste P3 est l’obligation pour l’entreprise de maintenir en permanence le parfait état de marche et les performances des matériels qui lui sont confiés pour garantir ainsi la continuité du service, la sécurité des installations et des usagers pendant la durée du contrat. On parle de garantie totale de l’installation ou de gros entretien et renouvellement des matériels.

Il couvre les dépenses consécutives à des interventions lourdes sur l'installation et notamment le remplacement des appareils en cas de casse et les dommages d’usure.

Il peut être opaque (l’entreprise gère comme elle le souhaite ce poste, ayant comme seule obligation de maintenir l’installation en bon état de fonctionnement)  ou  transparent (l’entreprise doit fournir un devis avant tout remplacement  du  matériel  soumis  à  l’approbation de la copropriété) et transmettre chaque année un état du compte P3. A l'échéance du contrat le solde P3 peut être "partagé" entre les parties ou bien réinvestis dans la chaufferie en fonction des clauses prévues au contrat.

La copropriété peut inclure dans cette « garantie totale » les éléments qu’elle souhaite (elle n’est pas obligée d’inclure toutes ses installations). La copropriété défini  l’ensemble  des pièces qui sont  à  remplacer  sur  une  période  de  temps  définie.  La  copropriété  provisionne ces dépenses en les lissant dans le temps. Sauf spécificités prévues au contrat (clause d'évolutivité), le matériel est remplacé à technologie équivalente. Un complément de rémunération peut être demandé en cas d'amélioration technique.

* bien qu'uniquement obligatoire lorsque la puissance installée  est  supérieure  à  400 kW, nous recommandons fortement son utilisation pour les chaufferies de puissance inférieure.

Il est important de connaître ou d’évaluer :

  • La liste précise des matériels et installations garanties
  • Les limites exactes des garanties
  • L’obsolescence pour les parties ou installations anciennes
  • La durée de vie des matériels à garantir et en juger l’état de vétusté
  • La liste du matériel sensible à renouveler

La prestation est couramment limitée aux équipements collectifs de la copropriété : matériels en chaufferies et en sous-stations.

Les équipements hors garantie totale nécessiteront des travaux qui seront à la charge  du client. Ils pourront de plus se révéler indispensable brutalement, à un  moment  inopportun : en plein hiver ou alors  que  la  trésorerie  de  cette  affaire  est  insuffisante  pour faire face aux dépenses correspondantes.

Les clauses du contrat P3

La liste des équipements pris en charge dans la garantie totale

La clause de rapport annuel d'exploitation

La clause de répartition du poste P3

La clause de pénalités

La clause d'évolutivité

 

2.3.4. LespPostes P4 et P5

Location, mise à disposition, aide au financement : le P4
Lors des rénovations d’installations, à l’occasion de travaux de réparations importantes non couvertes par une clause de garantie totale, le client peut ne pas être en mesure de commander et de payer les travaux. L’entreprise peut (sur ses fonds propres ou par emprunt auprès d’organismes bancaires) prendre en charge financièrement les travaux qu’elle va réaliser. Elle est généralement propriétaire des matériels installés pendant la durée du contrat. Cette aide financière peut être concrétisée sous différentes formes et faire l’objet de la facturation dite P4.

Travaux non contractuels : le P5

En cas d'intervention sur des matériels non couverts par le P3 ou lorsque le client n’a pas retenu l’option garantie totale (P3), les travaux de réparation et les fournitures de matériels (non prévues également dans le cadre des prestations P2) doivent malgré tout être  effectués.  Cela  fait  l’objet  de  la  part  de  l’entreprise  de  l’établissement   de  devis  suivis d’exécution. Ces travaux peuvent représenter une véritable activité annexe pour certaines entreprises qui estiment y trouver un meilleur profit que dans les contrats avec garantie totale (attitude les éloignant du contrat de résultat).


2.3.5. En synthèse

 

Les différents postes de facturation

P1 (Optionnel)

Fourniture commerciale d’énergie transformée ou de combustible

P2 (systématique)

Conduite de l'installation et travaux de petit entretien

P3 (Optionnel)

Garantie totale ou renouvellement du matériel (gros entretien)

P4/P5 (Optionnel)

Financement des travaux de rénovation de la chaufferie

 

2.4. Les différents types de contrats d’exploitation existants

Les contrats d’exploitation se déclinent en plusieurs marchés qui concernent différents postes de facturation chacun avec ses caractéristiques propres, ses avantages et ses inconvénients.

D’une manière générale, tous les contrats  contiennent  un  poste  P2.  La  réelle  différence  réside dans le fait que le P1 est inclus ou non. Les postes de facturation P3 et P4 peuvent        être pris en option en fonction de la vétusté des installations techniques de chauffage et des capacités de financement.

On trouve :

  • Le marché « Prestation et Forfait » (PF) est le marché le plus basique et le moins coûteux : il inclue le poste P2 uniquement. Si les clauses / pénalités sont mal négociées, ce contrat peut s’avérer peu impliquant pour l’exploitant qui pourrait négliger ses missions de maintenance et d’entretien.
  • Le marché « Forfait » (MF), quant à lui, inclut le P1 et le P2. Son coût est entièrement forfaitaire et déterminé à l’avance, sans ajustement par rapport à la consommation réelle ou aux conditions climatiques (un hiver rigoureux induisant forcément une plus forte consommation). Attention, bien que son coût soit forfaitaire il n'en demeure pas moins indexé sur l'évolution du prix des énergies. Il est primordial d’avoir une connaissance précise des consommations énergétiques (audit énergétique) afin d’ajuster au mieux la dépense. Ces contrats nécessitent une durée longues d'au moins 10 ans et ne sont quasiment plus utilisés.
  • Le marché « Température » (MT) est similaire au marché MF, si ce n’est que le coût du combustible dans le poste P1 est adapté aux conditions climatiques et donc plus "juste". Ce marché pousse l’exploitant à bien entretenir l’ensemble de l’installation Sans clauses d’intéressement, ce type de marché ne s’adapte pas aux consommations réelles.
  • Le marché « Comptage » (MC), pour sa part, prend en compte la consommation réelle de chaleur pour établir son coût. L’énergie est facturée en fonction du nombre de MWh mesuré (quantité réelle) en sortie des générateurs ou de la chaufferie. Le prix unitaire (de l’énergie utile = chaleur) est contractualisé et tient compte du rendement de l’installation de production. Une clause d’intéressement garantit un suivi régulier des températures ambiantes avec un réajustement systématique en cas de remplacement des installations.
  • Enfin, dans le cadre d’un marché « Combustible et Prestation » (CP), le combustible stockable (Propane, bois ou fioul) est vendu (par unité de mesure) par l’exploitant à la copropriété avant l’utilisation de ce combustible en chaudière. L’énergie est donc gérée par l’exploitant, mais possédée par la copropriété, et son coût reflète les consommations réelles. L’inconvénient est que l’exploitant est rémunéré sur le combustible entrant et non sortant.

2.5. Les clauses ajoutées au contrat

Lors de l’établissement de son contrat d’exploitation, la copropriété peut intégrer un certain nombre de  clauses  qui  lui  permettront  de  garantir  le  bon  déroulement  des  opérations.  Ces clauses quasiment indispensables permettent de définir  précisément  les  attentes  pour une prestation donnée. De plus, elles responsabilisent l’exploitant vis-à-vis de la copropriété. Elles permettent à l’exploitant et à la copropriété d’avoir un accord commun en plus du contrat pour s’impliquer davantage sur les tâches à réaliser.

Avec des clauses bien négociées, la copropriété limitera considérablement les risques de dérive de l’exploitant, qui sera encouragé à s’impliquer le plus possible. Le but de telles clauses est d’aboutir à une situation « gagnant-gagnant » où chaque partie a tout intérêt à s’investir plus pour réaliser des économies.

Il est donc important de connaître les différentes clauses et leurs enjeux.​

2.5.1 La clause d’intéressement

Les clauses d’intéressement ne s’appliquent que sur le prix du combustible P1 et pour les marchés du type PFI sur le prix P2 rémunérant les prestations de conduite de l’installation et les travaux de petit entretien. Elles peuvent être intégrées à chacun  des  marchés  (sauf  le  marché MF) et doit être précisée clairement dans le contrat. Cette clause doit être couplée  avec une renégociation automatique des objectifs de consommation en cas d’excès de consommation élevé ou récurrent.

Les formes de contrat ou  de  marché  avec  une  clause  d’intéressement  ont  pour  but  d’inciter l’entreprise à faire des économies d’énergie et de les partager avec  le  client  également en cas de dépassement. Ils permettent de fixer des objectifs de consommations  avec un partage des économies et des excès de  consommation  du  combustible/d’énergie entre l’exploitant et la copropriété. IIs doivent aussi permettre une prise de conscience des utilisateurs qui verront la facture globale baisser s'ils font attention au chauffage.

Bien que libre de négociation, le partage entre l’exploitant et la  copropriété s’effectue habituellement de la manière suivante :

  • Les économies de consommation de combustibles bénéficient a la copropriété et à l’exploitant à hauteur de 50% chacun
  • Les excès de consommation de combustible sont pris en charge à hauteur de 1/3 par la copropriété et de 2/3 par l'exploitant. Cependant, pour les marchés du  type MTI, MCI ou CPI la partie des excès de consommation de combustible dépassant 15% est  à la seule charge du titulaire
  • La prise en charge des excès par l'exploitant du type PFI ne doit pas dépasser 35 % du prix P2.

Les excès ou les économies sont déterminés en comparant :

  • la consommation théorique déterminée à partir d'éléments objectifs fixés au contrat et définie pour un hiver moyen (on est donc très proche de la notion de forfait pour lequel l’entreprise calcule le montant de la redevance P1 sur une consommation théorique de base.
  • la consommation réelle de combustible d'une saison de chauffe après correction de la "rigueur "de l'hiver au moyen des degrés-jours

Note : Dans la plupart des cas, les entreprises qui traitent des contrats d’exploitation essaient de placer des contrats P1 au forfait. C’est en effet ce type de contrat ou de marché qui peut procurer à l’entreprise performante le plus de résultat. Cependant, si l’entreprise gère mal l’installation ou a mal évalué la consommation théorique, un dépassement de consommation peut hélas avoir lieu et s’impute partiellement ou en totalité sur l’entreprise.

Avant la consultation des entreprises, il est ainsi nécessaire de définir :

  • Les degrés-jours contractuels
  • La station météo contractuelle
  • La consommation énergétique ou de combustible de base contractuelle pour un hiver moyen
  • La quantité de chaleur nécessaire à la préparation d’1 m3 d’ECS (en fonction du mode de  production  d’ECS  actuel  de  la  copropriété,  et  non  simplement   par   une valeur moyenne   de   toutes   les   technologies    existantes).    Il    est    nécessaire de fixer une température contractuelle pour l’eau chaude
  • Les modalités du calcul d’intéressement (Ex : clause de "revoyure" sur l'intéressement notamment si des  travaux d'amélioration  énergétique  sont  prévus,  ou si les cibles ne sont pas atteintes ou dépassées 2 années consécutives).

Le risque pris lors de la conclusion d’un contrat avec intéressement est faible si l’entreprise a une bonne connaissance des consommations et des degrés-jours correspondants sur 2 ou 3 ans. Une bonne conduite des installations donnera toujours un gain par rapport aux consommations prises comme base de calcul.

On notera qu’un contrat avec intéressement bien géré pendant quelques années peut permettre une reconduction ou l’établissement d’un forfait sans risque ni pour le client ni pour l’entreprise.

Attention :

  • dans le cadre d’un P1, c’est l’exploitant qui facture l’énergie. Il fait donc le décompte des consommations et calcule la clause d’intéressement. La copropriété doit vérifier si le relevé de compteur est bon et si les modalités de calcul sont respectées ;
  • en l’absence de P1 (PFI), l’exploitant ne facture pas l’énergie. La copropriété doit lui fournir les factures d’énergie pour qu’il calcule la clause d’intéressement (ou la calculer elle-même). Cela nécessite un suivi de la part de la copropriété car les exploitants peuvent avoir tendance à oublier la clause lorsqu’ils n’ont pas de P1


2.5.2 La clause pour un rapport annuel d’exploitation

Cette clause impose à l’exploitant la remise annuelle d’un rapport d’exploitation, permettant à la copropriété de conserver une visibilité sur l’ensemble des actions menées et sur le solde de chaque poste (en particulier le bilan P1 et le renouvellement et gros entretien P3). Ceci permet à la copropriété de conserver une visibilité sur l’ensemble des actions menées.

2.5.3 La clause de répartition du poste P3

Elle doit venir en complément d’un poste P3. Elle définit les règles de répartition du poste P3 en fin de contrat. En fonction des pourcentages définis, la copropriété et l’exploitant se partagent les excès ou les gains réalisés sur ce poste.​

2.5.4 La clause de pénalité

Elle consiste à mettre en place des amendes liées au non-respect des prestations du contrat par l’exploitant.​

2.5.5 La clause d’évolutivité

Elle permet d’éviter un remplacement à l’identique en cas de nécessité de remplacer un équipement. La copropriété peut ainsi bénéficier des meilleures technologies disponibles à la date du remplacement dans une logique d’optimisation du fonctionnement et d’économies d’énergies.

2.6. La durée d’un contrat d’exploitation

Le Code de l’énergie indique les dispositions réglementaires concernant la durée des contrats d’exploitation (Articles 241-3). Elles s’appliquent à tous les contrats d’exploitation qu'ils soient publics ou privés. La durée maximale d’un contrat d’exploitation varie selon les cas.

 

Durée maximale d’un contrat d’exploitation

Type de contrat

Durée maximale

Contrat incluant une garantie totale (P3) ou le

financement de travaux (P4) faisant appel aux énergies et aux techniques nouvelles

16 ans

Contrat de type MF (Forfait)

8 ans

Autres contrats

5 ans

 
 

Négociation ou renégociation d’un contrat

Tout contrat, quelle que soit sa nature, se décline au moins en 5 parties :

  • Administrative : contractants et objet du contrat ;
  • Juridique : obligations contractuelles, clause de pénalités, attribution de la juridiction ;
  • Financière : coût de prestation, modalités de paiement ;
  • Technique : champ des interventions, les clauses (intéressement, obligation, etc..) et les assurances ;
  • Inventaire des matériels : relevé des matériels, limites d’intervention.

Dans un premier temps, la copropriété sera amenée à s’interroger sur le choix des postes de facturation. Outre le poste P2, systématique dans tous les types de marché, les autres postes peuvent ne pas être inclus dans le contrat. Leur choix dépendra surtout plus de la gestion que la copropriété voudra mettre en place plutôt que de critères purement techniques.

Dans un second temps, elle s’interrogera sur le type de marché qui correspond le mieux à ses besoins et aux postes de financement à inclure.

En synthèse, 30 possibilités de contrats :

Les différents contrats
Les différents contrats

3. Négociation ou renégociation d’un contrat


3.1. Choix des postes de facturation

Il convient à la copropriété de se demander quels sont les besoins auxquels le contrat d’exploitation doit répondre.

Le poste P1 est certainement celui qui requiert le plus d’attention : il est inclus dans tous    les  marchés  (à  l’exception  du  marché  PF)  et  ses  modalités  peuvent   grandement varier d’un contrat à l’autre. Il présente deux principaux enjeux :

  • La maîtrise du prix d’achat de l’énergie et du combustible : un contrat incluant le poste P1 sous-entend que c’est l’exploitant qui assure la fourniture commerciale d’énergie transformée ou de combustible à la copropriété, et qu’il en fixe lui-même le prix. Les formules de révision de prix prévoient toujours une clause d'indexation sur le prix de l'énergie, il est fortement conseillé à la copropriété de demander un droit de regard sur les conditions d'achat de l'énergie ainsi qu’un suivi des consommations
  • La cohérence entre le montant facturé et la réalité : en effet la consommation dépend du comportement (plutôt économe ou énergivore) des occupants et des conditions climatiques (hiver rigoureux). Or, le montant forfaitaire facturé par l’exploitant est parfois éloigné de cette réalité.

Note : il peut être recommandé de se passer de P1 si le Conseil Syndical est très impliqué dans le suivi de l’exploitation et que le prix négocié en direct est bon.

Le poste P3, quant à lui, est une sorte de « contrat d’assurance » couvrant les dépenses en cas de casse ou d’usure des installations. Il est par conséquent bien moins pertinent pour les copropriétés récentes que pour les immeubles anciens. En effet, les immeubles neufs sont déjà couverts par les garanties décennale et biennale. Le choix d’une option P3 est donc surtout à envisager pour les copropriétés anciennes : cela permet de « sécuriser » son budget, puisqu’aucune dépense supplémentaire n’est à assumer en cas de casse, etc.

Le poste P4 peut être intéressant pour les copropriétés n’ayant pas énormément de budget pour réaliser des travaux sur leurs installations. Cependant, cela implique un allongement de la durée du contrat d’exploitation (qui ne peut pas être inférieure à la durée de financement)  et une quasi-dépendance vis-à-vis de l’exploitant. Les contrats doivent prévoir une clause de résiliation pour l'exploitant ou la copropriété, ainsi que les frais qui en  résultent.  En  particulier  sur  les  clauses  P3  et  P4  qui  doivent   embarquer   un   "tableau"   de  résiliation anticipée année par année.

Ainsi, il nécessaire dans un premier temps d’identifier les prestations qui sont vraiment utiles, en fonction de la situation de la copropriété. Une fois que le choix est fait de souscrire – ou non – aux options que sont les postes P3 et P4, il reste à choisir le type de marché qui convient le mieux.

3.2. Choix du type de marché


​3.2.1. Choix au niveau du P1

Pour le choix d’un marché, la différence va essentiellement se faire au niveau du poste P1. Voici différents cas de figure :

  • Si la copropriété ne souhaite pas bénéficier de la prestation P1, le marché PF (avec intéressement) s’impose. Simple, peu coûteux, il permet de maîtriser le coût d’achat de l’énergie, mais ce contrat peut s’avérer « peu impliquant » pour l’exploitant, qui pourrait négliger ses missions de maintenance et d’entretien (P2) ;
  • Si la copropriété souhaite bénéficier de la prestation P1 et qu’elle dispose d’une bonne connaissance de ses consommations d’énergie (à la suite d’un audit énergétique de copropriété, notamment), il est possible d’envisager le marché MF. En effet, ce marché implique un coût de l’énergie (révisé en fonction du prix du gaz) pour une durée définie : il est donc primordial que ce prix forfaitaire ne surévalue pas les consommations d’énergie réelles (ce qui est, malheureusement, un cas fréquent) ;
  • Si la copropriété souhaite bénéficier de la prestation P1 et qu’elle ne dispose pas d’une connaissance approfondie de ses consommations d’énergie, il vaut mieux préférer les trois autres types de contrat (MT, MC, CP) avec intéressement.

 

  • Le marché MTI prend en compte les conditions climatiques (hiver). L'intéressement vient adapter la facturation et s'approcher au plus près de la consommation réelle. Ce contrat est à privilégier tout particulièrement en cas de délégation de la gestion du combustible.
  • Le marché MCI prend en compte les consommations réelles et implique un  suivi  plus assidu par l’exploitant (qui doit mesurer régulièrement  l’énergie  consommée).  Ce  n'est  pas  le  marché  à  prioriser  pour  une  copropriété.  En  effet,  le   suivi   des   températures   ambiantes   est   difficile   à faire dans tous les logements et expose à une dérive du P1.
  • Le marché CPI permet à la copropriété d’acheter l’énergie à un prix unitaire (par  unité de mesure) avant qu’elle ne soit consommée : elle ne paye donc que ce dont elle a réellement besoin. Ce type de marché est utilisé uniquement pour les énergies stockables comme le fioul, le propane ou le bois.

3.2.2. Choix selon l’ancienneté de la chaufferie

Pour les nouvelles installations (neuves ou justifiant d’un remplacement important) :

Soit l’exploitant fait les travaux et s’engage sur les consommations futures (Contrat de Performance Energétique) auquel cas le MTI est conseillé

Soit l’exploitant ne s’engage pas sur les consommations futures et il faut partir sur un CP (ou un MC avec négociation sur le rendement de la chaudière) et prévoir un passage en MTI ou MCI après 1 an et revue chaque année de la clause d’intéressement.

3.2.3. Choix selon la taille de copropriété

Copropriétés de très petites tailles (jusqu’à 5 logements) :

Il convient de s’orienter vers un contrat d’exploitation de type PF (Prestations Forfait) avec éventuellement une clause d’intéressement.

La fourniture commerciale d’énergie transformée ou de combustible reste à la charge de la copropriété. L’exploitant assure l’entretien et le dépannage de l’installation dans le cadre du P2 auquel il est conseillé d’inclure la visite de mise en service et d’arrêt du chauffage ainsi que le relevé des stocks de combustible (compteur gaz notamment) et la consignation obligatoire de ses interventions sur un livret de chaufferie.

Cette prestation complémentaire permet de garder un historique précis des consommations. Ce contrat peut éventuellement intégrer le remplacement de matériel dans le cadre d’un P3 (conseillé dans le cas d’un contrat avec intéressement puisque permettant d’engager plus rapidement des travaux assurant la performance énergétique sans avoir à solliciter un accord de la copropriété). L’intéressement permet de responsabiliser l’exploitant à réaliser des économies et à entretenir les installations de chauffage. Toutefois, dans ce type de contrat, l’exploitant ne peut être pénalisé de plus de 35% de son P2 ce qui reste limité.

Ce type de marché est peu coûteux donc accessible aux copropriétés de petites tailles. Le suivi peut être facilement réalisé par le syndic ou le conseil syndical.

Copropriétés de toutes tailles :

Il convient de s’orienter vers un contrat MTI (Marché Température avec clause d’intéressement) dès lors qu’elles souhaitent déléguer la gestion du combustible ou s'engager dans une démarche de maîtrise de l'énergie.

La copropriété devra toutefois s’assurer que les consommations délivrées par le poste gaz concernent bien uniquement la chaufferie (sinon prévoir un compteur gaz décomptant).

Ainsi, la fourniture du combustible sera à la charge de l’exploitant, la redevance sera forfaitaire mais réajustée en fin de saison de chauffe par rapport à la rigueur climatique et par rapport à l’évolution du coût réel du combustible. De plus, un décompte d’intéressement sera établi par comparaison entre consommation réelle et consommation théorique. La répartition des économies ou excès s’effectuera et permettra de responsabiliser l’exploitant et les copropriétaires sur le niveau des consommations et le respect des températures.

Copropriétés de taille importante :

(Consommations > 3000 MWh/an) ou qui abritent des locaux à usages différents (commerces, associations…) : S’orienter vers un contrat MCI (Marché Comptage avec clause d’intéressement). Ce type de contrat est particulièrement adapté aux chaufferies alimentant des bâtiments occupés par différents maîtres d’ouvrages (payeurs différents) ce qui permet de bien différencier les consommations de chacun.

Ce marché est peu rencontré dans les copropriétés car il nécessite l’installation de plusieurs compteurs d’énergie devant eux-aussi être contrôlés tous les ans. En outre, les marchés MC demandent un suivi plus poussé par des personnes averties (BE ou autre).

L’intérêt de ce contrat est qu’il oblige l’exploitant à surveiller le rendement de ses installations, l'intéressement permettant d'engager l'exploitant sur le niveau de consommation. L’énergie étant vendue au MWh relevé sur le compteur d’énergie, le prix du MWh sur lequel s’engage l’exploitant intègre le rendement de l’installation. Si, par manque d’entretien, le rendement se dégrade, c’est la marge de l’exploitant qui se dégrade.

 

Copropriétés jugées les plus adaptées à ces marchés

PF

(Prestation et Forfait)

Petites tailles Petit budget

Pas de syndic professionnel

Peu d’installations à entretenir

MF

(Forfait)

Petites et moyennes tailles

Pas de connaissance des consommations théoriques Importants moyens de suivi et de contrôles des prestations de l’exploitant

Ces contrats ne sont quasiment plus utilisés en logements et ne

permettent pas à la copropriété d'optimiser son budget chauffage

 

 

Le tableau suivant liste les marchés les plus adaptés selon les grandes typologies de copropriétés.

 

Marchés adaptés aux typologies de copropriétés

MT

(Température)

Toutes tailles Bâtiment bien isolé

Présence de moyens de contrôles réguliers (humains et/ou techniques)

A associer systématiquement à un intéressement

MC

(Comptage)

Grandes tailles ou multi-payeurs

Bâtiment très bien isolé (car P1 lié aux consommations réelles) Pour les entretiens, présence de contrôles réguliers pour inciter l’exploitant aux économies

A associer systématiquement à un intéressement

CP

(Combustible et Prestation)

Petites et grandes tailles

Connaissance assez précise des consommations théoriques Présence de moyens de contrôles réguliers (humains et/ou techniques)

 

3.2.4. Choix au niveau du P3

Le P3 est conseillé si la copropriété :

  • a du mal à décider des travaux nécessaires sur l’installation de chauffage (le P3 est voté une fois et le programme de rénovation annuelle ne fait pas l’objet de vote)
  • souhaite mener un programme de rénovation de sa chaufferie sur plusieurs années. Le programme n’est pas remis en question à chaque assemblée mais peut néanmoins être revu au cours du temps si nécessaire (sans repasser par un vote)

Le P3 n’est pas nécessaire si  la  copropriété  entretient régulièrement  son  installation.  Il est important que  le  conseil  syndical ou le syndic  aient  une  délégation  pour  prendre  des décisions de remplacement en cas de panne.

3.2.5. Renégociation d’un nouveau contrat

Le contrat doit permettre une renégociation des conditions. Les occasions offertes pour le renégocier sont notamment les suivantes :

  • L'échéance du contrat de fourniture de combustible ou la surpression d'un indice de révision des prix
  • Un audit énergétique ;
  • Une rénovation énergétique globale : réduction des besoins ;
  • Une rénovation de la chaufferie / un changement d’énergie de chauffage.

La renégociation de son contrat actuel doit amener la copropriété à :

  • Avoir un droit de regard sur le prix du combustible et les clauses de révision
  • Renégocier le tarif P1 et la valeur des consommations énergétiques théoriques définies dans le contrat si nécessaire, en particulier si des travaux de rénovation énergétique ont eu lieu ;
  • Réajuster la température contractuelle conformément au Code de la Construction (19°C en moyenne) ;
  • Renégocier le tarif lié au P2 en fonction de l’état des équipements ;
  • Faire le point avec l’exploitant sur les dépenses P3 pour éviter un solde positif (en faveur de l’exploitant) trop important en fin de contrat, ou inclure une clause de répartition du poste P3 permettant à la copropriété de recouvrer une partie des sommes provisionnées et non dépensées. Opter pour que le P3 soit transparent, c’est-à-dire qu’à chaque fin de saison l’exploitant décrit les pièces changées ainsi que leurs coûts.
  • Intégrer de nouvelles clauses pouvant permettre d’augmenter la responsabilité de l’exploitant vis-à-vis des consommations par exemple ;
  • Faire fournir un rapport annuel de la chaufferie.

Lors d’un renouvellement de contrat, chaque intervenant a un ou plusieurs rôles. On les retrouve dans l’ordre des actions suivantes :

  • 1 : le syndicat des copropriétaires décide de renégocier le contrat ;
  • 2 : le conseil syndical rédige un cahier des charges (avec l’AMO) ;
  • 3 : le syndic consulte les sociétés de service énergétique ;
  • 4 : l’exploitant propose une offre de service ;
  • 5 : le conseil syndical analyse les offres et les présente en AG ;
  • 6 : le syndicat des copropriétaires vote en faveur du prestataire retenu ;
  • 7 : le syndic signe le contrat ;
  • 8 : l’exploitant met en œuvre les engagements prévus dans le contrat ;
  • 9 : le syndic contrôle l’application des prestations ;
  • 10 : le conseil syndical suit le contrat et relaie les attentes des copropriétaires;

3.2.6. Points de vigilance

Quel que soit le type de marché déterminé, la copropriété devra être particulièrement vigilante sur les points suivants :

  • Définition de pénalités
    Il s’agit d’intégrer l’application de pénalités forfaitaires en cas de non-respect des obligations pour toutes les parties du marché (respect des températures contractuelles, de la fréquence des opérations de la prestation P2 et du plan de renouvellement des installations). À chaque obligation correspond une pénalité ; celle-ci responsabilise l’exploitant en le forçant à respecter ses engagements vis-à-vis des copropriétés.
  • Durée du marché
    Elle est indiquée dans le contrat et est souvent comprise entre 5 et 8 ans.
  • Durée de reconduction tacite
    Elle est conseillée d’une durée d’une année (exemple : il a été constaté que certaines copropriétés ont des clauses de reconduction tacite allant de 5 à 10 ans).
  • Conditions de facturation
    Il convient de signer des contrats faisant place à une transparence totale selon une structure de prix définie dans le contrat et évolutive pour permettre l’adaptation aux évolutions techniques, administratives, sociales et d’en suivre et contrôler l’exécution.
    Note : le P1 doit indiquer le prix unitaire du combustible en euros toutes taxes comprises (€ TTC/kWh PCS de gaz). Ce prix unitaire doit bien mentionner la contribution climat énergie. Le contrat doit également préciser le coût de l’abonnement incluant l’ensemble des redevances liées au transport et à la distribution de gaz.
    Les copropriétés doivent donc surveiller leurs facturations et ne pas hésiter à faire le point avec l’exploitant sur ces questions. La demande de compte rendu mensuel sur les consommations permet de faciliter ce contrôle. D’autre part, si la copropriété ne dispose pas des connaissances suffisantes pour le contrôle de ses facturations, elle peut se faire assister par une entreprise spécialisée ou un bureau d’études.

3.2.7. Points clefs

  • Les copropriétés ont tendance à privilégier les contrats de résultat qui engagent la responsabilité directe de l’exploitant sur des enjeux de disponibilité technique et économique. En effet, en cas d’inexécution de l’obligation, l’exploitant, souhaitant se soustraire à sa responsabilité, doit apporter la preuve d’une cause étrangère ne lui étant pas imputable.
  • Il convient de bien soigner les procès-verbaux de prise en charge lors de la signature du contrat d’exploitation. Ce dernier doit fixer précisément l’état des matériels et équipements à l’entrée dans les lieux. En cas de non-conformité ne permettant pas de garantir les engagements contractuels, il convient de le préciser et de lister les travaux de remise en état que la copropriété doit financer.
  • Le PV doit, en outre, reconnaître la prise en charge des installations, le devoir de conseil et les préconisations préalables de l’exploitant. Ceci avant la signature du contrat, mais aussi pendant son exécution. Pour les installations de grande taille, il peut être conseillé de s'entourer d'un AMO pour la réalisation de la consultation.
  • Il convient de bien s’assurer de la bonne conformité de l’installation en matière de sécurité et de réglementation, ainsi que des conditions de chiffrages. Les évolutions réglementaires postérieures à la signature étant à la charge de la copropriété. L’objectif est d’éviter de mauvaises surprises en cas de remises à niveau survenant en cours de contrat.
  • Il est préférable de prévoir des photos de l’installation, à même de donner des indications quant à l’âge et la vétusté du matériel au titre des engagements P2. Sans oublier une programmation prévisionnelle sur la durée du contrat pour les gros renouvellements (P3).

3.3. Bilan

Choix du contrat : arbre décisionnel
Choix du contrat : arbre décisionnel

Bibliographie - webographie

  1. Document de stage R00 – Initiation aux contrats d’exploitation – COSTIC – Edition mai 2017.
  2. Contrats d’exploitation de chauffage en copropriétés L’eau dans les établissements de santé – Guide technique – ADEME Haute Normandie – Septembre 2014.
  3. Tout comprendre sur les contrats d’exploitation en copropriété – Publication – www.SENOVA.fr – Mai 2016.
  4. Les contrats de chauffage – 10ème salon de l’ARC – Association des Responsables de Copropriété (ARC) – Octobre 2018.
  5. Guide de rédaction des clauses techniques des marchés publics d’exploitation de chauffage avec ou sans gros entretien des matériels et avec obligation de résultat – Observatoire économique de l’achat publique – 2007
    Annule et remplace l’ouvrage « Cahiers des clauses techniques générales CCTG » n°2008 "Exploitation" et n°2008 bis "Gros entretien".
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